Die 7 häufigsten Fehler bei der Auswahl von ERP-Key Usern - und wie Sie sie vermeiden

Zunächst zu der Key User-Definition beziehungsweise zu der Frage "Was sind Key User?". Ein Key User (deutsch: Schlüsselnutzer) ist ein Mitarbeiter aus einer Fachabteilung im Unternehmen, der während eines ERP-Projekts eine wichtige Rolle einnimmt. ERP Key User fungieren als Bindeglied zwischen ihrem Fachbereich und dem IT-Team. In dieser Position tragen sie dafür Sorge, dass die fachlichen Anforderungen ihrer Abteilung vollständig und technisch korrekt im neuen ERP-System abgebildet werden.

Und was macht ein Key User genau? Zu den wichtigsten Key User-Aufgaben zählen die folgenden:

• Aufnahme der Ist-Prozesse
• Gestaltung der Soll-Prozesse
• Mitwirkung bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts (Anforderungsdefinition)
• Testen des neuen Systems
• Kontinuierliche Abstimmung mit der IT
• Schulung der Mitarbeiter im eigenen Bereich
• Go-live-Betreuung der Mitarbeiter
• Ansprechpartner für die Kollegen in der Anfangsphase

Auch nach der Einführung des neuen ERP-Systems bleiben Key User oft in ihrer Rolle aktiv. Sie sind dann in vielen Fällen für die kontinuierliche Weiterentwicklung der ERP-Lösung zuständig.

Eine zielgerichtete Key User-Auswahl ist erfolgsentscheidend für ERP-Projekte. Fehler im Key User Management können daher erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Fehlen den Key Users die relevanten Fähigkeiten oder mangelt es ihnen an Motivation, sind mehrere Probleme vorprogrammiert. Zunächst kann sich das Projekt durch schlechte Zuarbeit verzögern. Zudem ist nicht sichergestellt, dass die fachlichen Anforderungen korrekt im neuen System abgebildet werden. Gelingt es den Key Usern nicht, die Mitarbeiter in ihrem Bereich von der Software zu überzeugen und sie gut auf die Veränderung vorzubereiten, entstehen obendrein Akzeptanzprobleme. In der Folge wird die neue ERP-Lösung möglicherweise nicht oder nur widerwillig verwendet.

Richtig ausgewählte Key Users treiben das Projekt hingegen aktiv voran. Sie sorgen für eine reibungslose Kommunikation zwischen Fachbereich und IT. Zudem übertragen sie ihre Begeisterung auf ihre Kollegen und sorgen durch Vorteilskommunikation für Akzeptanz.

Bei der Auswahl geeigneter Mitarbeiter passieren Projektverantwortlichen in der Praxis immer wieder Fehler. Zudem werden bestimmte organisatorische Missgriffe häufig begangen. Die Top 7 Schwachstellen im Key User Management sind folgende:

• Fehlende klare Aufgabenbeschreibung für Key User
• Auswahl von Mitarbeitern ohne ausreichende ERP-Kenntnisse
• Key User ohne Kommunikationsfähigkeiten oder Motivation
• Zu viele oder zu wenige Key User im Projektteam
• Keine Freistellung von anderen Aufgaben
• Vernachlässigung von Super Key Usern
• Fehlende Wertschätzung und Anreize für Key User

Sehen wir uns diese Aspekte nun genauer an.

Zunächst sollte allen Beteiligten im ERP-Projekt klar sein, welche Anforderungen Key User erfüllen sollen. Dies erfordert eine klare, schriftliche Key User-Aufgabenbeschreibung. In diesem Dokument sollten einerseits alle anstehenden Projektaufgaben präzise beschrieben sein. Welche dies sein können, wurde eingangs bereits skizziert. Auf der anderen Seite ist es wichtig, die Kompetenzen und Befugnisse des jeweiligen Key Users zu regeln. Welche Entscheidungen darf er beispielsweise selbst treffen und wann muss er seinen Vorgesetzten einschalten?

Ein weiterer klassischer Fehler im Key User Management ist die Auswahl von Mitarbeitern, denen es an IT-Affinität mangelt. Oft werden Kandidaten ausgewählt, die auf ihrem Gebiet langjährige fachliche Experten sind. Dass dieses Know-how alleine jedoch nicht reicht, wird häufig übersehen. In der Folge wird das Projektteam mit Mitgliedern besetzt, die kaum eine Vorstellung davon haben, wie ERP-Systeme funktionieren, was sie leisten (bzw. nicht leisten) können und wie deren optimale Bedienung aussieht. Zwar lassen sich diese Lücken durch eine Key User-Schulung oder Weiterbildung verkleinern. Solch ein Training braucht jedoch Zeit. Zudem werden Key User ohne IT-Affinität kaum ein Klima der Begeisterung schaffen und ihre Kollegen vollständig mit auf die Reise nehmen können.

Neben Fach- und ERP-Kenntnissen benötigen ERP-Schlüsselanwender einige Soft Skills. Allen voran sind an dieser Stelle gute Kommunikationsfähigkeiten zu nennen. Immerhin wird von Key Usern erwartet, dass sie aktiv zwischen ihrer Fachabteilung und der IT vermitteln. Zudem sind sie der Ansprechpartner für die Endbenutzer - auch hier ist gute Kommunikation von zentraler Bedeutung.

Selbst wenn alle Hard und Soft Skills gegeben sind, kann es noch ein Problem geben: mangelnde Motivation. Selbst die besten Fähigkeiten sind wertlos, wenn der ausgewählte Mitarbeiter nicht willens ist, das ERP-Projekt aktiv voranzutreiben und an dem Erfolg mitzuwirken. Entscheider sollten das Motivationslevel daher im Vorfeld abklären. Möglicherweise ist es auch förderlich, dem Key User eine Gehaltserhöhung anzubieten, wenn er seine Rolle erfolgreich bekleidet.

Ein gutes Key User-Konzept befasst sich nicht nur mit Anforderungen und Fähigkeiten, sondern auch mit der Anzahl der benötigten ERP-Schlüsselanwender. Denn eine zu kleine Gruppe führt oft zu Überlastung und mangelnder Abdeckung der Anforderungen. Eine zu große Gruppe erschwert hingegen die Entscheidungsfindung und schafft unnötige Komplexität.

Die optimale Anzahl der Key User hängt vor allem von der Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich gilt, dass mindestens ein Key User pro Fachbereich (Logistik, Finanzen, Produktion, Vertrieb, Einkauf etc.) notwendig ist. In mittleren und großen Unternehmen kann es notwendig sein, mehrere Key User pro Abteilung zu benennen. Dies gilt vor allem bei stark variierenden Anforderungen und Prozessen.

ERP-Projekte sind komplex und nehmen viel Zeit in Anspruch. Deshalb müssen den Key Usern unbedingt ausreichend zeitliche Freiräume eingeräumt werden, um ihre Aufgaben sinnvoll erfüllen zu können. Geschieht dies nicht, sind die Mitarbeiter überlastet. Die Qualität ihrer Arbeit sinkt und notwendige Zuarbeiten erfolgen zu spät. Beides kann den Projekterfolg empfindlich beeinträchtigen.

Insofern ist es wichtig, die jeweiligen Mitarbeiter von ihren originären Aufgaben in ihrer Abteilung freizustellen und eine Vertretung zu organisieren. Dies sollte mit dem jeweiligen Vorgesetzten bereits im Vorfeld präzise vereinbart werden. Dabei ist zu bedenken, dass Key User gerade in Spitzenzeiten des Projekts keinerlei zeitliche Ressourcen mehr für ihre bisherigen Aufgaben haben werden.

Während die Key User-Funktion vielen Unternehmen bekannt ist, sind die sogenannten Super User bzw. Super Key User hingegen weniger geläufig. Es handelt sich dabei um erfahrene Mitarbeiter, die eine erweiterte Rolle innerhalb des ERP-Projekts einnehmen. Sie agieren als zentrale Ansprechperson sowohl innerhalb der Key-User-Gruppe als auch für die Projektleitung und externe Berater. Sie vertreten die Anliegen der Fachabteilungen auf strategischer Ebene und bringen deren Anforderungen in die Projektplanung ein. Zudem haben die Super User oft einen ganzheitlichen Blick auf abteilungsübergreifende Prozesse und können diese in ihrer Gesamtheit optimieren. Darüber hinaus dienen sie als Multiplikatoren, indem sie beispielsweise andere Key User schulen.

Key User investieren oft viel Zeit und Energie in ein ERP-Projekt. Sie gestalten den Erfolg aktiv mit und sind somit sehr wertvoll für ein Unternehmen. Entsprechend sollte ihnen Wertschätzung und Anerkennung entgegengebracht werden. Hierfür ist einerseits ein kontinuierliches persönliches Feedback notwendig. Auf der anderen Seite hilft es, ein attraktives Key User-Gehalt zu zahlen, um die Motivation zu stärken.

Die Auswahl geeigneter Key User beginnt mit klaren Kriterien. Sie sollten über tiefgehende Fachkenntnisse, eine positive Einstellung und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie offen für neue Technologien sind und sich in einem Team einbringen können.

Diese Schritte sind notwendig, um geeignete Key User zu finden und sie für ihre Rolle fit zu machen:

• Anforderungen definieren: Erstellen eines klaren Profils, das sowohl technische als auch soziale Kompetenzen umfasst
• Interviews führen: Gespräche mit potenziellen Kandidaten, um deren Eignung und Motivation zu prüfen
• Schulungen planen: Trainingsprogramme anbieten, um Key User optimal auf ihre Aufgaben vorzubereiten
• Kontinuierliches Lernen fördern: regelmäßige Weiterbildungen und Workshops, um die Key User auf dem neuesten Stand zu halten
• Motivation hochhalten: Wertschätzen durch Anerkennung und finanzielle Anreize

Ob es um große ERP-Systeme oder eine ERP-Software für den Mittelstand geht: Wer bei der Key-User-Auswahl strukturiert vorgeht, schafft gute Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf. Wichtig ist vor allem, fachlich und persönlich geeignete Kandidaten auszuwählen, Erwartungen klar zu definieren, einen guten organisatorischen Rahmen zu schaffen. Mit den Tipps aus diesem Ratgeber sollte dies deutlich leichter fallen.