Bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems entstehen vielfältige Fragestellungen. Das Projekt sollte daher von einem erfahrenen Experten begleitet werden: dem ERP-Manager. Dieser Spezialist ist Mitarbeiter eines ERP-Anbieters und kann Unternehmen maßgeblich dabei unterstützen, ein neues System erfolgreich zu implementieren. Doch was leistet der Experte im Einzelnen und welche Vorteile ergeben sich daraus?
Definition des ERP Managers
ERP-Manager haben jahrelange Erfahrung in der ERP-Auswahl, Einführung und Optimierung.. Sie sind bei ERP-Anbietern angestellt und unterstützen deren Kunden in allen Phasen von ERP-Projekten. Dies umfasst nicht nur die Auswahl passender Software-Bausteine und -Funktionen sowie die Implementierung des Systems. Auch nach dem Go-live ist der Enterprise-Resource-Planning-Manager ein wichtiger Ansprechpartner für Unternehmen. Denn in dieser Phase gestaltet er die kontinuierliche Optimierung der ERP-Lösung maßgeblich mit.
Welche Aufgaben hat ein ERP-Manager?
ERP-System-Manager haben mehrere Aufgaben. Sie beraten Unternehmen zu grundsätzlichen ERP-Fragen, unterstützen die Auswahl der Software-Features und begleiten die gesamte ERP-Einführung. Auch danach bleibt der ERP-Manager seinem Kunden als Ansprechpartner für strategische Verbesserungen erhalten. Im Einzelnen können die Aufgaben folgendermaßen skizziert werden:
- Aufnahme und Prüfung bestehender Geschäftsprozesse
- Identifizieren ungenutzter Potenziale
- Aufdecken häufiger Fehler
- Evaluieren von Ursachen für Ineffizienzen
- Prüfung der Qualität von Stammdaten
- Hilfestellung bei der Auswahl von Funktionen
- Beratung zur Feinabstimmung des ERP-Systems
- Unterstützung des Projekt-Managements bei der Einhaltung der Ziele (Zeit, Budget, Qualität
- Umsetzung von Compliance- und Gesetzesvorgaben
- Aufstellung eines Implementierungsplans mit sinnvollen Meilensteinen
- Durchführen von Soll-Ist-Abgleichen im laufenden Betrieb
- Einbringen von Vorschlägen zur strategischen Optimierung des ERP-Systems
- Begleitung von Upgrades, Releasewechseln und Skalierungsmaßnahmen
Diese Auflistung zeigt: ERP-Management ist ein ganzheitliches Betreuungsangebot, das deutlich über die reine Beratung hinausgeht. Denn Unternehmen erhalten einen persönlichen Ansprechpartner, der einem ganzheitlichen Ansatz folgt. Der ERP-Manager blickt über den Tellerrand hinaus. Er beschränkt sich nicht auf Listen mit funktionalen Anforderungen. Vielmehr betrachtet er die gesamte Organisation mit all ihren Prozessen und ihrer IT-Infrastruktur. Zusammengefasst ist die Aufgabe des ERP-Managers also eine Rundum-Betreuung über die gesamte Lebensdauer des Systems.
Rolle des ERP-Managers bei der ERP-Einführung
Die ERP-Einführung ist ein Projekt mit enormer Tragweite. Jeder Fehler kann hohe Kosten und Zeitverzögerungen verursachen. Umso wichtiger ist es, das System von Beginn an strukturiert zu implementieren. ERP-System-Manager übernehmen in diesem Kontext die Rolle eines Beraters, Ideengebers und Sparringspartners. Sie vermeiden Betriebsblindheit und bringen wertvolle Best Practices in das Unternehmen ein. Idealerweise werden sie deshalb eng in das ERP-Projektteam eingebunden.
Im Einzelnen sorgt professionelles ERP-Management für die Einhaltung von Projektplänen und räumt Probleme im Projektverlauf aus dem Weg. Es gewährleistet außerdem, dass das ERP-System optimal an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst wird. Nicht zuletzt sind Manager im ERP-Bereich für den Erfolg von Tests, Datenmigrationen, Schulungen und Dokumentationen mit verantwortlich.
Unterstützung bei der Prozessoptimierung
Im ERP-Management hat es sich in der Praxis bewährt, regelmäßig ERP-Audits durchzuführen. In diesem Rahmen untersuchen ERP-Manager Prozesse, Datenqualität, Datenstruktur und IT-Infrastruktur, um diese Aspekte kontinuierlich an Veränderungen im Unternehmen anzupassen. Dabei werden auch neue technologische Möglichkeiten und die aktuelle Rechtslage berücksichtigt.
Nicht zuletzt spielt der ERP-System-Manager eine wichtige Rolle im Hinblick auf die digitale Transformation. Mit seiner Expertise begleitet er die hierfür notwendigen Anpassungen des ERP-Systems, die Integration neuer Technologien (z. B. Künstliche Intelligenz) und die Implementierung neuer Schnittstellen für die Vernetzung von Unternehmen.
Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-Manager und einem ERP-Consultant?
ERP-Manager und ERP-Consultant (ERP-Berater) sind keine Synonyme. Zwar berät auch der Manager und der Berater übernimmt einige Management-Aufgaben. Doch bei genauerer Betrachtung gibt es grundlegende Unterschiede.
Der ERP-Berater ist grundsätzlich anbieterunabhängig. Er arbeitet für Beratungsunternehmen und unterstützt folgende Aufgaben:
- Definition von System-Anforderungen (ERP-Lastenheft)
- Auswahl des passenden Anbieters
- Selten: Betreuung der Implementierung
Der ERP-Manager arbeitet, wie bereits erwähnt, direkt für einen ERP-Anbieter. Anders als der Berater begleitet der Manager außerdem den gesamten Einführungsprozess und ist auch nach dem Go-live Ansprechpartner für Unternehmen.
Vor- und Nachteile des ERP-Managers
Management-Experten im ERP-Sektor verfügen oft über exzellente Marktkenntnisse und langjährige Erfahrung mit ihrem System. Beides ist in einem Unternehmen naturgemäß kaum vorhanden. Der große Vorteil liegt also darin, dass mit einem ERP-Manager umfassendes Know-how "zugekauft" wird. Dieses Wissen hilft Unternehmen maßgeblich dabei, das ERP-System bedarfsgerecht zu konfigurieren und effizient zu implementieren.
Als Nachteil kann gewertet werden, dass der Manager keine unabhängige Beratung bietet. Er wird daher kaum Vorschläge für Lösungen oder Add-ons von Anbietern machen, die mit seinem Arbeitgeber konkurrieren - selbst wenn die Tools möglicherweise besser sind als seine eigenen. Außerdem verursacht der Spezialist natürlich gewisse Kosten. Diese Investition ist jedoch in den meisten Fällen wirtschaftlich gerechtfertigt und lohnenswert.